Составляем график отпусков
Как составить график отпусков и когда его нужно утвердить?
График отпусков — обязательный документ для большинства работодателей, который позволяет планировать распределение отпусков сотрудников и обеспечивать непрерывность рабочих процессов. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется.
График обязателен для всех работодателей, кроме: микропредприятий, некоммерческих организаций — эти работодатели могут заменить график на индивидуальное соглашение с работником, если это прописано в трудовом договоре.
Если работодатель не утвердит график отпусков или сделает это с опозданием, на него может быть наложен штраф.
Компания «Аутсорсинговые Решения» помогает работодателям вести кадровые документы в порядке: составлять график отпусков, оформлять переносы, уведомления и другие документы с учетом требований трудового законодательства.
График отпусков — обязательный документ для большинства работодателей, который позволяет планировать распределение отпусков сотрудников и обеспечивать непрерывность рабочих процессов. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется.
График обязателен для всех работодателей, кроме: микропредприятий, некоммерческих организаций — эти работодатели могут заменить график на индивидуальное соглашение с работником, если это прописано в трудовом договоре.
Если работодатель не утвердит график отпусков или сделает это с опозданием, на него может быть наложен штраф.
Компания «Аутсорсинговые Решения» помогает работодателям вести кадровые документы в порядке: составлять график отпусков, оформлять переносы, уведомления и другие документы с учетом требований трудового законодательства.
Как составить график отпусков
График отпусков лучше готовить не как формальный кадровый файл, а как рабочий план на год. Он должен учитывать права сотрудников, нагрузку отделов, сезонность бизнеса и возможность заменить работника на время отдыха.
Чтобы документ не пришлось переделывать уже после утверждения, работу стоит начать с проверки кадровых данных.
План действий следующий:
Чтобы документ не пришлось переделывать уже после утверждения, работу стоит начать с проверки кадровых данных.
План действий следующий:
Определите сотрудников
Включите всех работников, которые состоят в трудовых отношениях на дату утверждения графика. Дистанционные сотрудники также учитываются, а сотрудники с приостановленными договорами — нет.
Включите всех работников, которые состоят в трудовых отношениях на дату утверждения графика. Дистанционные сотрудники также учитываются, а сотрудники с приостановленными договорами — нет.
Рассчитайте дни отпуска
Для каждого сотрудника определите количество календарных дней:
Для каждого сотрудника определите количество календарных дней:
- основной ежегодный отпуск — минимум 28 дней;
- дополнительные отпуска, если они положены;
- неиспользованные дни отпуска за предыдущие годы;
- увеличенная продолжительность для отдельных категорий, например инвалидов и несовершеннолетних.
Соберите пожелания по датам
Попросите сотрудников письменно указать желаемые периоды отпуска, например через анкеты или внутреннюю систему. Согласуйте эти даты с возможностями подразделений. Исключение составляют сотрудники, имеющие право на отпуск в удобное для них время
Распределите отпуска по отделам
Проверьте, чтобы запланированные отпуска не мешали работе подразделений. Разведите периоды отдыха у сотрудников с одинаковыми функциями, чтобы обеспечивалась замена и непрерывность рабочих процессов.
Заполните график
Внесите в документ: сотрудника, подразделение, должность, дату начала отпуска и количество дней. Используйте унифицированную форму Т-7 или корпоративную форму, утвержденную работодателем. Желательно добавить поля для учета фактически использованных отпусков, переносов и подписи сотрудника.
Попросите сотрудников письменно указать желаемые периоды отпуска, например через анкеты или внутреннюю систему. Согласуйте эти даты с возможностями подразделений. Исключение составляют сотрудники, имеющие право на отпуск в удобное для них время
Распределите отпуска по отделам
Проверьте, чтобы запланированные отпуска не мешали работе подразделений. Разведите периоды отдыха у сотрудников с одинаковыми функциями, чтобы обеспечивалась замена и непрерывность рабочих процессов.
Заполните график
Внесите в документ: сотрудника, подразделение, должность, дату начала отпуска и количество дней. Используйте унифицированную форму Т-7 или корпоративную форму, утвержденную работодателем. Желательно добавить поля для учета фактически использованных отпусков, переносов и подписи сотрудника.
Утвердите и ознакомьте сотрудников
График подписывает руководитель или уполномоченный представитель. Ознакомьте сотрудников под подпись: через журнал, отдельную графу в форме или электронную систему. За две недели до начала отпуска каждого работника направляется письменное уведомление.
График подписывает руководитель или уполномоченный представитель. Ознакомьте сотрудников под подпись: через журнал, отдельную графу в форме или электронную систему. За две недели до начала отпуска каждого работника направляется письменное уведомление.
Фиксируйте фактически использованные отпуска, переносы и изменения в графике, чтобы всегда иметь актуальные данные для кадрового учета.
Что еще важно учесть
Ежегодный отпуск можно делить на части, но одна часть должна быть не менее 14 календарных дней. Это правило лучше учитывать при первичном планировании, иначе график придется корректировать.
Не стоит ставить отпуск только на выходные дни. Ежегодный отпуск нужен для отдыха работника, а не для формального списания дней.
График отпусков нужно хранить 3 года. Если документа нет, он утвержден с опозданием или в нем не отражены фактические изменения, у работодателя могут возникнуть вопросы при проверке кадровых документов.
«Аутсорсинговые Решения» помогают компаниям проверить график отпусков, оформить уведомления, переносы и другие кадровые документы. Это снижает риск ошибок в кадровом администрировании и помогает работодателю соблюдать требования трудового законодательства без лишней нагрузки на внутреннюю команду.
Не стоит ставить отпуск только на выходные дни. Ежегодный отпуск нужен для отдыха работника, а не для формального списания дней.
График отпусков нужно хранить 3 года. Если документа нет, он утвержден с опозданием или в нем не отражены фактические изменения, у работодателя могут возникнуть вопросы при проверке кадровых документов.
«Аутсорсинговые Решения» помогают компаниям проверить график отпусков, оформить уведомления, переносы и другие кадровые документы. Это снижает риск ошибок в кадровом администрировании и помогает работодателю соблюдать требования трудового законодательства без лишней нагрузки на внутреннюю команду.
Составлять график отпусков должны все компании независимо от организационно-правовой формы. За его отсутствие инспекторы Государственной Инспекции Труда могут оштрафовать руководителя или саму компанию по статье 5.27 КоАП РФ.
Нужна квалифицированная помощь? Обращайтесь!
Нажимая кнопку я соглашаюсь с политикой конфенденциальности
и даю согласие на обработку персональных данных
и даю согласие на обработку персональных данных
С вами будут работать
- Татьяна ШкарупетаГенеральный директор, учредитель
- Елена СмирноваЗаместитель генерального директора
- Анна ВолковаРуководитель направления бухгалтерских услуг
- Ольга ЗалкинаСтарший бухгалтер-эксперт по расчету заработной платы
- Елена МерцСтарший бухгалтер-эксперт по расчету заработной платы
- Ирина ОздамироваСтарший бухгалтер-эксперт по расчету заработной платы
- Алена ПеревозчиковаБухгалтер-эксперт
- Юлия БольшаковаБухгалтер-эксперт
- Ольга ДонцоваСтарший бухгалтер
- Наталья КрутиковаСтарший бухгалтер
- Людмила КороткихБухгалтер
- Ирина КирилловаБухгалтер
- Серафима ГафуроваБухгалтер
- Вероника БабуринаПомощник бухгалтера по расчету заработной платы
- Светлана ПутиловаМенеджер по работе с клиентами
25
топ
Рэнкинг компаний по кадровому делопроизводству России 2021
30
топ
Рэнкинг компаний по расчету заработной платы в России 2021
50
топ
Рэнкинг провайдеров
аутсорсинговых услуг в России 2021
аутсорсинговых услуг в России 2021
150
топ
Рэнкинг крупнейших консалтинговых компаний в России 2021